Confidentiality

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le site internet disponible à l’adresse suivante www.colleag.com (ci-après dénommé le « Site ») ainsi que la plateforme web intelligente dénommée COLLEAG accessible via l’adresse www.colleag.com (ci-après dénommée la « Plateforme ») sont édités par la société COLLEAG, société par actions simplifiée, au capital social de 8.000 euros, immatriculée au R.C.S de Besançon sous le numéro 892 491 721, dont le siège social est situé 18 rue Alain Savary – 25000 BESANCON (ci-après dénommée « COLLEAG ») qui, en sa qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel, attache une grande importance à la protection et au respect de la vie privée.

La présente politique de confidentialité vise à informer, lors de la navigation sur le Site et/ou lors de l’utilisation de la Plateforme, toute personne utilisant le Site et/ou la Plateforme (ci-après dénommée les « Utilisateurs » ou l’« Utilisateur ») des pratiques de COLLEAG concernant les conditions de la collecte, de l’utilisation et du partage des informations que les Utilisateurs sont amenés à fournir ainsi que leurs droits.

Le Site et la Plateforme sont conformes aux normes françaises et européennes relative à la protection de la vie privée et des données personnelles et notamment à la loi n°78-17 dite « Informatique et LibertésInformatique et Libertés » du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004 et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit le « RGPD » relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

1. Responsable du traitement des données à caractère personnel collectées

Le responsable de traitement des données à caractère personnel est COLLEAG.

2. Nature des données collectées

Les données collectées sur le Site et/ou de la Plateforme dans le cadre de l’utilisation des services, sont celles permettant à COLLEAG d’identifier les Utilisateurs directement ou indirectement et de fournir les Services.

Il peut s’agir des catégories de données suivantes concernant ses Utilisateurs :

  • données d’état-civil, d’identité, d’identification comme le nom ou dénomination sociale, le prénom, le pseudonyme, l’adresse email, l’adresse postale, la date de naissance, le numéro de téléphone fixe et mobile ; et/ou
  • données de connexion comme l’adresse IP et des données de navigation comme les cookies techniques ;
  • donnés et coordonnées de géolocalisation ;
  • données relatives à la vie personnelle comme les habitudes de vie, les centres d’intérêts à l’exclusion de toutes données dites sensibles ou dangereuses ;

Il est expressément convenu que COLLEAG ne collecte pas de données bancaires dans la mesure où ces données sont hébergées par la sociétéStripeStripe dont les conditions générales sont accessibles sur son site internet accessible à l’adresse suivante : www.colleag.com.

Les Utilisateurs qui communiqueraient les données personnelles d’un tiers devront confirmer qu’ils détiennent bien le consentement de ce tiers quant à l’exploitation par COLLEAG, à la publication et/ou à la diffusion sur le Site et/ou sur la Plateforme des données personnelles de ce dernier.

3. Finalité des données personnelles collectées

3.1. Les données personnelles collectées sur le Site et/ou à travers la Plateforme sont utilisées seulement pour et pendant l’exécution des services pour les finalités suivantes :

  • enregistrement et authentification de l’Utilisateur ; et
  • envoi de notifications à l’Utilisateur pour :
    • tenir informé l’Utilisateur, par email ou par sms sur le trajet ;
    • mettre en relation les Utilisateurs entre eux par email et par sms afin qu’ils partagent leur trajet ;
    • communiquer diverses informations relatives aux services de COLLEAG ; et/ou
  • permettre à COLLEAG de préconiser un trajet aux Utilisateurs.

Par ailleurs, COLLEAG est susceptible d’utiliser et/ou de conserver les données pour satisfaire, le cas échéant, ses obligations légales et/ou règlementaires.

3.2. Agrégation avec des données non personnelles

COLLEAG se réserve la possibilité de publier, divulguer et utiliser les informations agrégées (informations relatives aux Utilisateurs ou à des groupes ou catégories spécifiques d’Utilisateurs combinées de manière à ce qu’un Utilisateur individuel ne puisse plus être identifié ou mentionné) telles que des statistiques relatives aux comportements des Utilisateurs et les informations non personnelles à des fins d’analyse du secteur et du marché, de profilage démographique, à des fins promotionnelles et publicitaires et à d’autres fins commerciales.

4. Moment de la collecte

Les données collectées par COLLEAG sont librement communiquées par les Utilisateurs lors de la navigation sur le Site et lors de leur inscription sur la Plateforme.

Elles peuvent aussi être collectées automatiquement lors de l’utilisation du Site et/ou de la Plateforme, notamment lorsque l’Utilisateur :

  • navigue sur les pages du Site et ce, sans même avoir créé de compte et/ou utiliser la Plateforme ;
  • crée un compte sur la Plateforme ; et/ou
  • adresse une demande à COLLEAG via le formulaire de contact ou par courriel ;

En tout état de cause, les données personnelles collectées :

  • seront obtenues et traitées loyalement et licitement ;
  • seront enregistrées pour des finalités déterminées et légitimes ;
  • seront employées conformément à ces finalités ;
  • sont adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités ; et
  • feront l’objet de précautions de nature à assurer la sécurité et la confidentialité des données en vue d’empêcher qu’elles puissent être endommagées, modifiées, détruites ou communiquées à des tiers non autorisés.
5. Consentement

La présente politique de confidentialité est systématiquement portée à la connaissance des Utilisateurs lors de leur inscription sur la Plateforme. En effet, la création d’un compte implique l’acceptation expresse, pleine et entière par l’Utilisateur de la présente politique de confidentialité.

En cochant la case : « Je reconnais avoir pris connaissance des conditions générales d’utilisation. Je reconnais avoir pris connaissance des pratiques de COLLEAG concernant les conditions de la collecte, de l’utilisation et du partage des informations que les Utilisateurs sont amenés à fournir ainsi que leurs droits et que ces pratiques sont conformes au RGPD », l’Utilisateur consent à ce que ses données personnelles soient conservées et traitées par COLLEAG et/ou ses éventuels partenaires.

IMPORTANT : NOTE AUX UTILISATEURS TOUTE NAVIGATION SUR LE SITE ET/OU UTILISATION DE LA PLATEFORME APRÈS LA PUBLICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ VAUT ACCEPTATION DE CELLE-CI SANS RESERVE.

Si l’Utilisateur souhaite retirer son consentement quant au traitement de ses données, il lui suffit de se rendre sur son compte et d’en faire la demande à partir des formulaires proposés à partir de la Plateforme ou d’en faire directement la demande par courriel à l’adresse suivante : help@colleag.com

De plus, dans l’hypothèse où cela est exigé par la loi et/ou dans certaines circonstances, le consentement de l’Utilisateur sera recueilli ou une possibilité de refus sera aménagée avant toute transmission de données.

6. Géolocalisation

6.1. Géolocalisation à des fins de fourniture des services

Les Utilisateurs sont informés que COLLEAG collecte et traite les données de géolocalisation de l’Utilisateur afin de lui fournir ses services, étant précisé que la géolocalisation n’est pas faite en temps réelle mais permet de proposer un trajet à l’Utilisateur.

COLLEAG utilise Openstreetmap (https://www.openstreetmap.fr/mentions-legales/), projet collaboratif de cartographie en ligne qui vise à constituer une base de données géographiques libre du monde, en utilisant le système GPS et d’autres données libres pour calculer l’itinéraire et ajouter des Utilisateurs en tant que covoitureurs.

7. Destinataires des données à caractère personnel

7.1. Le destinataire des données à caractère personnel collectées sur le Site et/ou à travers la Plateforme est en tout premier COLLEAG.

Les données à caractère personnel ne font l’objet d’aucune communication à des tiers. Cependant, d’autres destinataires pourront avoir accès aux données personnelles. Il s’agit, le cas échéant, des prestataires de moyens en charge du Site et/ou de la Plateforme (administration, vente, marketing, juridique etc.) de COLLEAG et de ses prestataires externes (fournisseur de services techniques, fournisseurs d’accès, agences de communication etc.).

7.2. Dans l’hypothèse d’un changement de contrôle de COLLEAG, d’une opération de fusion, d’une acquisition, d’une procédure collective ou à toute autre forme de cession d’actifs, les données collectées par COLLEAG pourront faire l’objet d’un transfert à des tiers. Néanmoins, COLLEAG s’engage à garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et à informer les Utilisateurs avant que celles-ci ne soient transférées ou soumises à de nouvelles règles de confidentialité.

Dans l’hypothèse où cela est exigé par la loi, le consentement de l’Utilisateur sera recueilli ou une possibilité de refus sera aménagée avant toute transmission de données.

8. Droits des Utilisateurs

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit le « RGPD » relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et à la loi n°78-17 dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’Utilisateur dispose :

  • d’un droit d’accès à ses données personnelles;
  • d’un droit de modification de ses données personnelles;
  • d’un droit de rectification de ses données personnelles;
  • d’un droit de suppression et d’effacement de leurs données personnelles;
  • d’un droit d’opposition à l’utilisation de ses données personnelles;
  • d’un droit de limitation de ses données;
  • d’un droit de portabilité de ses données.

L’Utilisateur désirant faire valoir un de ses droits peut adresser sa demande par courriel ou par courrier postal aux adresses suivantes :

  • Courrier postal: 18 rue Alain Savary – 25000 BESANCON
  • Email : help@colleag.com

En cas d’exercice de l’un de ces droits, l’Utilisateur devra faire parvenir à COLLEAG les éléments nécessaires à son identification : nom, prénom, courriel et éventuellement son adresse postale.

De surcroît, conformément à la réglementation en vigueur, sa demande devra être signée, accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant sa signature, être claire et préciser en détail le droit qu’il souhaite mettre en œuvre ainsi que l’adresse à laquelle ils souhaitent recevoir la réponse en cas de mise en œuvre d’un des droits énumérés ci-dessus.

COLLEAG s’engage alors à répondre dans un délai maximum d’un (1) mois suivant la réception de la demande complète de l’Utilisateur.

COLLEAG informe les Utilisateurs de leur droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (ci-après la « CNIL ») de l’une des manières indiquées ci-dessous :

  • Par téléphone: +33 1 53 73 22 22
  • Par fax: +33 1 53 73 22 00
  • Via le Site web de la CNIL www.cnil.fr/fr/plaintes ou www.cnil.fr
  • Par courrier postal: Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – CNIL 3 Place de Fontenoy TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
9. Durée de conservation des données

9.1. Conservation des données pendant la durée de la relation contractuelle

Les données à caractère personnel des Utilisateurs collectées ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l’exécution des obligations définies lors de la conclusion du contrat ou de la durée prédéfinie de la relation contractuelle, sauf en ce qui concerne les données dont COLLEAG aurait besoin de conserver à titre de preuve, pour des besoins juridiques, administratifs ou conformément à la législation en vigueur.

9.2. Conservation des données anonymisées au-delà de la relation contractuelle / après la suppression du compte

COLLEAG conserve les données à caractère personnel des Utilisateurs collectées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans la présente politique de confidentialité.

En cas de résiliation du contrat ou la fermeture du compte de l’Utilisateur, COLLEAG conservera durant cinq (5) ans à compter du jour de la résiliation du contrat ou de la fermeture du compte les informations fournies lors de la création d’un compte, à savoir :

  • l’adresse e-mail utilisée pour la création du compte de l’Utilisateur;
  • les nom et prénom;
  • les adresses postales associées;
  • les numéros de téléphone;
  • la photo de profil et/ou l’avatar;
  • le mot de passe ainsi que les données permettant de le vérifier ou de le modifier, dans leur dernière version mise à jour.

Les données de navigation seront conservées six (6) mois maximum en application des préconisations de la CNIL.

Au-delà de cette durée, elles seront anonymisées et conservées à des fins exclusivement statistiques et ne donneront lieu à aucune exploitation, de quelque nature que ce soit.

9.3. Suppression des données après suppression du compte de l’Utilisateur

Des moyens de purge de données à caractère personnel des Utilisateurs collectées sont mis en place afin d’en prévoir la suppression effective dès lors que la durée de conservation ou d’archivage nécessaire à l’accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte.

10. Liens

Lors de l’utilisation du Site et/ou de la Plateforme, COLLEAG se réserve le droit de procéder à des recommandations de services de tiers ou d’éventuels partenaires. Dès lors, les utilisateurs pourront avoir accès à différents liens les dirigeant vers des sites tiers et/ou des sites d’éventuels partenaires.

A ce titre, COLLEAG utilise le service de paiement sécurisé fourni par la société Stripe dont les conditions générales sont accessibles sur son site internet accessible à l’adresse suivante : https://stripe.com/

COLLEAG ne sera pas responsable concernant les informations qui sont envoyées à ces tiers ou collectées par ces derniers.

La présente politique de confidentialité ne gouverne pas des sites tiers ou des contenus de tiers auxquels accède l’Utilisateur.

COLLEAG n’exerce aucun contrôle sur les liens hypertextes et/ou autres formats promotionnels.

Par conséquent, COLLEAG ne donne aucune garantie concernant notamment les pratiques en matière de protection des données personnelles des sites internet indexés et ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable dans le cadre d’un litige survenant entre un site internet indexé sur le Site et/ou sur la Plateforme et un des Utilisateurs, notamment en raison des pertes ou des dommages subis, les exploitants des sites internet indexés étant seuls responsables de leur pratique en matière de protection des données personnelles.

11. Cookies

Un cookie (ou témoin de connexion) est un fichier texte susceptible d’être enregistré, dans un espace dédié du disque dur de l’ordinateur de l’Utilisateur à l’occasion de la consultation d’un service en ligne grâce à son logiciel de navigation.

En pratique, les cookies sont de petits fichiers texte qui sont placés sur l’ordinateur de l’Utilisateur par les sites Web que l’Utilisateur visite. Ils sont utilisés pour faire fonctionner les sites Web et améliorent la facilité d’utilisation de ces sites.

Le cookie est transmis par le serveur d’un site Web au navigateur l’Utilisateur. A chaque cookie est attribué un identifiant anonyme. Un cookie ne permet pas de remonter à une personne physique.

Lors de la consultation du Site et/ou de l’utilisation de la Plateforme, les Utilisateurs sont informés que des cookies ou autres moyens d’enregistrement de données de navigation sont utilisés par le Site et/ou la Plateforme, ou par des tiers, prestataires de services pour le Site et/ou la Plateforme et déposés sur le terminal de l’Utilisateur (ordinateur, mobile ou tablette).

COLLEAG ou ses partenaires peuvent être amenés à installer, sous réserve de l’acceptation de l’Utilisateur, différents cookies et notamment :

  • des cookies de session, qui disparaissent dès que l’Utilisateur quitte le Site et/ou la Plateforme;
  • des cookies permanents, qui demeurent sur le terminal de l’Utilisateur jusqu’à expiration de leur durée de vie ou jusqu’à ce que l’Utilisateur les supprime à l’aide des fonctionnalités de son navigateur.

Seul l’émetteur d’un cookie peut lire ou modifier les informations qui y sont contenues.

En application des recommandations de la CNIL, ces cookies fonctionnels ne sont pas soumis au consentement de l’Utilisateur.

11.1. Finalité cookies

Les cookies utilisés par COLLEAG ou ses partenaires permettent d’identifier les Utilisateurs, de reconnaître le navigateur de ces derniers lorsqu’ils se connectent au Site et/ou à la Plateforme, d’enregistrer leurs fréquences d’accès (mesure du trafic) et leurs préférences d’affichage du terminal des Utilisateurs, d’adapter et/ou personnaliser la présentation du Site et/ou de la Plateforme pour améliorer l’expérience des Utilisateurs et d’optimiser le Site et/ou la Plateforme dans l’unique but de fournir les services demandés par l’Utilisateur.

En outre, les cookies utilisés sur le Site et/ou sur la Plateforme sont basés sur le guide de la Chambre de Commerce Internationale par catégories :

  • strictement nécessaire;
  • fonctionnalité.

11.1.1. Les cookies strictement nécessaires

Les cookies strictement nécessaires permettent à l’Utilisateur de naviguer sur le Site et/ou sur la Plateforme.

Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’Utilisateur qui pourrait être utilisée à des fins de marketing.

COLLEAG utilise ces cookies pour :

  • assurer le fonctionnement du Site et/ou de la Plateforme et/ou des Services;
  • sécuriser les formulaires et les protéger contre les scripts malveillants.

COLLEAG n’utilise pas ces cookies pour :

  • recueillir des informations qui pourraient être utilisées pour promouvoir des produits ou des services auprès des Utilisateur;
  • garder en mémoire les préférences ou nom d’Utilisateur après sa visite.

11.1.2. Les cookies de fonctionnalité

Ces cookies sont utilisés pour fournir des services ou pour garder en mémoire les paramètres de l’Utilisateur afin d’améliorer sa visite sur le Site, son expérience sur la Plateforme et/ou l’utilisation des Services.

COLLEAG n’utilise pas les cookies pour recueillir des renseignements personnels qui pourraient être utilisés pour promouvoir des produits ou des services pour l’Utilisateur sur d’autres sites.

11.2. Durée de conservation des cookies

Conformément aux recommandations de la CNIL, la durée maximale de conservation des cookies est de treize (13) mois au maximum après leur premier dépôt dans le terminal de l’Utilisateur, tout comme la durée de la validité du consentement de l’Utilisateur à l’utilisation de ces cookies. La durée de vie des cookies n’est pas prolongée à chaque visite. Le consentement de l’Utilisateur devra donc être renouvelé à l’issue de ce délai.

11.3. Droit de l’Utilisateur de refuser les cookies

Lors de la première navigation sur le Site et/ou de la Plateforme une bannière explicative sur l’utilisation des cookies apparaît. Elle permet à l’Utilisateur d’activer ou de désactiver certains cookies. Elle ne disparaîtra que lorsque l’Utilisateur aura accepté l’utilisation des cookies pour poursuivre la navigation.

L’enregistrement d’un cookie reste subordonné à la volonté des Utilisateurs. Conformément aux dispositions législatives et réglementaires, COLLEAG recueille le consentement préalable au dépôt des cookies.

Les Utilisateurs disposent donc de la possibilité de configurer leur logiciel de navigation de sorte à s’opposer, totalement ou partiellement (notamment en fonction de l’émetteur) à l’enregistrement de cookies. La configuration offre également la possibilité d’accepter ou refuser des cookies de manière ponctuelle, avant leur enregistrement dans le terminal des Utilisateurs.

Dès lors, les Utilisateurs qui souhaitent empêcher l’enregistrement des cookies, peuvent suivre la procédure spécifique à chaque navigateur et décrite dans le menu d’aide du navigateur.

Toutefois, en cas d’opposition à l’enregistrement de cookies ou de désinstallation d’un cookie, les Utilisateurs sont informés que certains services sont susceptibles de ne plus fonctionner correctement.

12. Transfert des données personnelles à l’étranger

COLLEAG traite les données des Utilisateurs uniquement au sein de l’Espace Schengen et ne transfère pas ces données en dehors de cet espace.

Néanmoins, en cas de transfert international en dehors de l’Union Européenne, il convient de distinguer :

  • les pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne : dans ce cas, les Données sont transférées vers un pays assurant un niveau de protection jugé comme suffisant et adéquat aux dispositions de la réglementation européenne sur la protection des données;
  • les pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat : dans ce cas, pour garantir un transfert en conformité avec la réglementation européenne, et notamment assurer la sécurité des données, COLLEAG fondera son transfert sur des mécanismes de protection adaptés à chaque prestataire de service et sous-traitant, tels que la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, l’application de règles d’entreprises contraignantes ou en vertu d’un mécanisme de certification approuvé.
13. Sécurité

COLLEAG s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées et raisonnablement nécessaires au regard de la réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques encourus pour les droits et libertés des personnes physiques dans le cadre des traitements visées à la présente politique de confidentialité.

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées à des parties tierces pour traitement, COLLEAG veille à ce que ces parties tierces mettent en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des données à caractère personnel conformément aux lois applicables.

Ces mesures sont définies en prenant compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques identifiés.

Selon les besoins, les risques, les coûts et la finalité de traitement ces mesures peuvent inclure la pseudonymisation et le chiffrement des données.

Cette protection peut être assurée par la mention « https » dans l’adresse URL du navigateur ainsi que par la représentation d’un cadenas fermé en bas de l’écran.

Enfin, en cas de violation des droits concernant des données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés de l’Utilisateur, COLLEAG s’engage à informer l’Utilisateur de cette violation dans un délai maximal de soixante-douze (72) heures.

14. Modifications de la politique de confidentialité

COLLEAG se réserve le droit de modifier et d’actualiser, à tout moment, la présente politique de confidentialité, afin notamment de prendre en compte toute évolution légale et/ou jurisprudentielle et de répondre aux exigences de la réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel.

COLLEAG informera les Utilisateurs des modifications ou mises à jour importantes de celle-ci par email.

La version qui prévaut est celle qui est accessible en ligne au jour de la consultation du Site et/ou lors de l’utilisation de la Plateforme.

Toute consultation du Site et/ou utilisation de la Plateforme après publication de la politique de confidentialité modifiée vaut acceptation sans réserve par ce dernier de la nouvelle politique de confidentialité.

15. Contacts

15.1. Pour toute demande de renseignements ou pour en savoir plus au sujet du traitement de ses données personnelles, y compris l’exercice de ses droits indiqués ci-dessus, l’Utilisateur peut contacter COLLEAG par courrier électronique ou postal à l’adresse suivante :

  • Email : help@colleag.com
  • Courrier postal : 18 rue Alain Savary – 25000 BESANCON

15.2. Pour toute réclamation ou d’insatisfaction dans le cadre de l’utilisation de ses données personnelles par COLLEAG, l’Utilisateur peut contacter COLLEAG en utilisant le formulaire de contact ou par courrier électronique ou postal à l’adresse suivante :

  • Email : help@colleag.com
  • Courrier postal : 18 rue Alain Savary – 25000 BESANCON

15.3. Lorsque l’Utilisateur contactera COLLEAG, il lui sera demandé de s’identifier.

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